Comment accueillir ses clients ?

Votre bureau est une extension de l’image de marque de votre entreprise. Si cela ne correspond pas à la façon dont vous voulez être perçu par les autres, cela ne fonctionnera pas du tout en votre faveur. Voici quelques conseils pour vous assurer d’accueillir correctement vos clients.

Formation

Apprenez à vos employés que tous les visiteurs sont leurs clients personnels, même s’ils n’ont pas de rôle fonctionnel auprès de ce visiteur. Cela signifie établir un contact visuel, sourire, dire bonjour et demander aux visiteurs s’ils peuvent aider. Cela peut faire une énorme différence entre avoir une mauvaise image et un client potentiel se sentant bien accueilli pour envisager de faire affaire avec votre entreprise.

Rappelez au personnel de la réception d’être attentif

Les employés les plus importants du bureau sont le personnel de la réception. Même s’ils sont occupés à répondre au téléphone, ils peuvent toujours établir un contact visuel amical, utiliser des gestes de la main pour indiquer qu’ils sont en accord avec le visiteur et offrir de l’aide immédiatement après avoir raccroché. Assurez-vous de demander à votre réceptionniste de ne pas constamment regarder leur téléphone, car cela peut entrainer un énorme désagrément lorsqu’un invité attend patiemment. Pour offrir un accueil plus professionnel, vous pouvez recourir à une agence d’hôtesse évènementiel.

Création d’un message d’accueil personnalisé

Ce geste incroyablement simple ne vous prend que quelques minutes à mettre en place et rapporte des dividendes en montrant à vos visiteurs que vous avez consciemment pensés à eux avant leur arrivée. Et si c’est un client potentiel que vous rencontrez, ce petit geste de bienvenue montre à quel point vous vous souciez de leur expérience, ce qui peut faire la différence entre leur choix pour faire des affaires avec vous ou un concurrent qui ne leur donne aucune expérience mémorable.

L’importance de maintenir un environnement propre et accueillant

Maintenez un lieu de travail propre dans chaque zone qu’un visiteur peut voir, en particulier près de l’entrée. Demandez à quelqu’un d’autre que vous de regarder votre entrée de travail et de la critiquer du point de vue d’un client potentiellement précieux qui vient vous rendre visite. La peinture est-elle écaillée ? Le tapis est-il usé ? Des magazines en lambeaux vieux de deux ans sont-ils éparpillés dans le hall des visiteurs ? Assurez-vous que l’esthétique visuelle de votre lieu de travail transparaît et reflète le professionnalisme que vous souhaitez transmettre pour accueillir vos clients et prospects.

Offrir des rafraîchissements en libre-service

Investissez dans un bon système de café et d’eau qui n’est pas enterré dans la cuisine. Placez-le là où les clients peuvent le trouver et se servir pendant qu’ils attendent ou se préparent pour leur réunion. Ayez à disposition des fruits frais ou des collations saines et emballées.

Pour obtenir des points bonus après le départ de votre client, envisagez d’envoyer à tous vos visiteurs les plus importants une carte de remerciement ou un petit cadeau pour leur montrer que vous avez apprécié qu’ils prennent le temps de venir dans votre bureau et de vous rendre visite. Bien qu’il s’agisse d’un autre petit geste, cela peut grandement contribuer à épater un client et à lui donner une raison de vous choisir par rapport à la concurrence.

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